Folgende Massnahmen in der unternehmerischen Sphäre sind bei einer Notfallplanung zu berücksichtigen, um die Unternehmensnachfolge zielführend und zügig voranzutreiben:
Regelung der Stellvertretung im Unternehmen
Die Ernennung einer Stellvertretung gehört zu den wichtigsten Massnahmen bei einer Notfallplanung. In erster Linie geht es darum, dass die Firma nach Aussen weiterhin vertreten wird und Rechtsgeschäfte vorgenommen werden können. Ebenfalls zentral ist dabei, dass die Stellvertretung über sämtliche internen Abläufe, mündliche Absprachen, Firmenverträge usw. Bescheid weiss. Ausserdem muss sie auf Passwörter, Schlüssel usw. zugreifen können. Am besten eignen sich bspw. Prokura oder andere Handlungsvollmachten, da diese Vollmachten im Gegensatz zur gewöhnlichen Stellvertretung bei Eintritt des Todes oder Handlungsunfähigkeit nicht erlöschen.
Dokumentation der geschäftlichen Information
Eng in Verbindung mit der Stellvertreterregelung steht die Dokumentation. Im Gegensatz zu Unternehmen ab einer gewissen Grösse ist das für die Unternehmensführung notwendige Wissen über die betriebliche Organisation, spezifische Produktkenntnisse und die Lieferanten- und Kundenbeziehungen bei KMU oft nur im Kopf des Inhabers abgespeichert. Im Falle des Todes oder der Urteilsunfähigkeit sind solche Informationen vielfach gänzlich verloren.
Die Regelung der Stellvertretung verlangt deshalb auch die Dokumentation dieses Wissens und die entsprechenden Instruierung des Stellvertreters. Als ausgezeichnetes Mittel zur Sicherung dieser Informationen bietet sich ein Organisationshandbuch an. Dieses beugt nicht nur Notfallsituationen vor, sondern erleichtert das operative Geschäft, motiviert Mitarbeiter und wirkt sich positiv auf die Nachfolgeplanung aus.
Rechtsform des Unternehmens
Unternehmer sollten sich überlegen, welche Form der Unternehmensnachfolge ihnen für den Fall eines unerwarteten Todes vorschwebt und wem ihr Unternehmen eigentumsmässig zufallen soll. Je nach Rechtsform des Unternehmens ergeben sich dabei unterschiedliche Herausforderungen. Beispielsweise gilt es zu beachten, dass bei einem Einzelunternehmen die Firma bis zum Antritt der Erbschaft durch die Erben nicht nur führungslos ist, sondern die Erben auch uneingeschränkt für die Schulden des Unternehmens haften. Ausserdem werden die Erben fortan als selbstständige Erwerbende besteuert.
Andere Probleme stellen sich, wenn der Unternehmer Gesellschafter einer Personengesellschaft ist. Die gesetzliche Ordnung sieht beispielsweise die Auflösung der Gesellschaft beim Tod eines Kollektivgesellschafters vor. Dies kann mit sogenannten Fortsetzungsklauseln, Nachfolgeklauseln usw. begegnet werden. Bei Kapitalgesellschaften ist der Erbgang und damit auch die Nachfolgeplanung am einfachsten zu bewältigen. Die Anteile am Unternehmen gehen zwar auch auf die Erben über, im Gegenteil zur Einzelfirma haften sie jedoch nicht für Unternehmensschulden und die steuerliche Situation bleibt unverändert.
Ganz generell kann festgehalten werden, dass Kapitalgesellschaften bei jedem erdenklichen Grund für eine Handänderung geeigneter sind. Der Erbe, Nachfolger oder Beteiligte besitzt in Form von Stammanteilen oder Aktien einen Anteil am Gesamtunternehmen und muss nicht spezifische Vermögenswerte wie bspw. Vorräte, Maschinen oder Kundenbeziehungen übernehmen.
